Geplaatst op
In deze tijd van de toenemende digitalisering vertrouwen steeds meer bedrijven op bedrijfssoftware. Eén van de populairste voorbeelden hiervan is software voor Enterprise Resource Planning (kortweg ERP), die bedrijven aan de softwarekant ondersteunt bij het beheren van de bedrijfsmiddelen en bijbehorende processen. Dergelijke systemen zijn vaak modulair opgebouwd. Eén module omvat alle functies die normaal gesproken nodig zijn om de processen in een bedrijfsgebied in kaart te brengen. De modules die een ERP heeft, verschilt van systeem tot systeem. Door de omvang en diversiteit van de ERP-markt is er voor elke organisatie met zelfs het meest specifieke eisenprofiel, geschikte bedrijfssoftware te vinden.
Projectmanagement
Eén van de modules van ERP-software is projectmanagement. Met name bedrijven die gedeeltelijk of zelfs volledig projectmatig werken, hebben baat bij zo’n module. Afhankelijk van de softwareoplossing kunnen verschillende functies worden opgenomen, denk hierbij aan: een berekeningsmodule, agendaplanning, budget, groepscommunicatie, planning, materiaalbeheer, voortgangsbewaking, tijdrekening, resourcebeheer, projectpijplijn, incidentbeheer en nog veel meer. Het is belangrijk dat alle interne bedrijfsprocessen van projectmanagement door de softwareoplossing in kaart kunnen worden gebracht.
Verschil tussen projectbeheer en projectadministratie
In het alledaagse gebruik worden de termen projectmanagement en projectadministratie vaak door elkaar gebruikt. Er kan technisch gezien echter een onderscheid worden gemaakt. Projectadministratie sluit bijvoorbeeld meer aan bij het administratieve deelgebied van projectmanagement, dat zich bezighoudt met documentatie- en controlefuncties.
ERP-systemen voor projectbeheer zijn vaak in staat om de processen van het gehele projectmanagement volledig in kaart te brengen. Hiervoor kan echter ook een interface met externe programma’s nodig zijn, zoals het interne e-mailprogramma. Zo kunnen deelnemers updates in het systeem bijvoorbeeld ook op hun persoonlijke mailbox ontvangen, wat de efficientie en effectiviteit van de communicatie aanzienlijk bevordert.
Dankzij een verbinding met het Document Management Systeem (DMS) kunnen documenten dan ook vanuit het systeem worden bekeken en in de betreffende projectmap worden aangemaakt. Deze kunnen ook via de bijbehorende exportfuncties naar externe projectdeelnemers worden gestuurd. Op die manier zijn alle betrokkenen te allen tijde op de hoogte van de laatste ontwikkelingen van het project.
Projectmanagement met ERP-software
Bedrijven die op zoek zijn naar geschikte software voor projectmanagement, moeten eerst hun eigen vereisten onder de loep nemen. Als er alleen een projectmanagementoplossing nodig is en er al ERP-software in gebruik is, kan deze indien nodig worden uitgebreid met een projectmanagementmodule.
Het is ook mogelijk om een externe oplossing te verkrijgen. Indien mogelijk moet er echter wel voor worden gezorgd dat het op de een of andere manier kan worden aangesloten op de bestaande ERP-software van het bedrijf. Dit is de enige manier om een naadloze gegevensuitwisseling tussen de systemen te garanderen. Dit is essentieel om tijdrovend en foutgevoelig dubbel gegevensonderhoud te voorkomen.
Eenvoudige en gestroomlijnde onderlinge communicatie is namelijk funest voor een soepel verloop van een project. Daarom is het des te belangrijker om te zorgen dat de gegevens en informatie eenvoudig te bereiken zijn. Alleen op die manier haalt men het grootst mogelijke voordeel uit de data waarover het beschikt.
Als u geïnteresseerd bent in het vergelijken van verschillende leveranciers voor de perfecte oplossing, kunt u terecht op ERPoverzicht.nl om het formulier in te vullen om een breed scala aan aanbieders met elkaar te vergelijken.